He asistido y participado en diferentes tipos de reuniones, sean éstas de trabajo, entrevistas, asesoría o consultoría, focus group, reuniones informales, reuniones formales entre otras. En este artículo quisiera resumir y compartir cuales son para mí, las buenas prácticas que permiten que la reunión resulte efectiva y exitosa en la que como persona sorda me he sentido cómoda y he podido participar cabalmente. Espero también en este artículo justificar el porqué de la importancia de cada una de ellas esperando que las puedan tomar como consejos.

Invitación

Si vas a invitar a una persona sorda a una reunión debes asegurarte que la invitación le llegue por escrito. Idealmente por correo electrónico o por algún otro medio escrito. En la invitación sería ideal puedas explicar que tipo de reunión es o los temas a tratar. Si es una reunión de trabajo, agrega en la invitación información relevante para la reunión, por ejemplo un resumen de los temas que se tocarán y adjuntar la documentación para que la persona sorda pueda leerla con anticipación. Como en más de una oportunidad lo he señalado en este blog, el castellano escrito puede no ser una de las fortalezas de las personas sordas por ello es que requerimos un poco más de tiempo para leer la documentación a tratar en la reunión, consultar con el diccionario términos que no conocemos, subrayar o resaltar, como también tener algo de tiempo para consultar con otra persona información de la misma previo a la reunión. Me ha pasado recibir invitación a una reunión para presentar aportes y recién tener el documento a discutir recién en la reunión. Resulta imposible poder atender la reunión y leer el documento a la vez. Como personas sordas no podemos bajar la vista a leer durante una reunión salvo que se realicen pausas específicas para leer, sin pausas para leer no podremos leer labios de quien está hablando o no vemos lo que el intérprete de lengua de señas viene traduciendo al mismo que leemos el documento- nos perderemos información de lo que se está conversando en la reunión.

Para confirmar asistencia a una reunión, no olvides también coordinarlo por escrito por correo electrónico, mensaje de texto, WhatsApp u otro medio de comunicación directa que no involucre una llamada telefónica.

Lugar de la reunión

Es importante seleccionar con cuidado el lugar o espacio de reunión. De preferencia debe ser un lugar bien iluminado y que las personas que participen de la reunión se puedan ver cara a cara fácilmente. Resulta práctico si se cuenta con una mesa redonda o se acomoden los asientos en circulo o en forma de U, esto permite buena visibilidad y comodidad para seguir la conversación dado que no tendríamos que voltear la cabeza o hacer esfuerzo por ver a la persona que está hablando. Si se cuenta con intérprete de lengua de señas para la reunión, se coordinará en el momento de la reunión su ubicación. Si se va a proyectar una presentación, o usar porta papeles o pizarra durante la reunión, acomodar las mesas en forma de U resulta ideal. Otra buena práctica, es preguntar a la persona sorda donde prefiere sentarse, esto es importante porque me ha pasado estar en reuniones donde la persona que hablaba tenía a espaldas una ventana y la luz del exterior hacía contraluz y no podía ver a la persona que estaba hablando, tuve que explicar y pedir un cambio de asiento para poder seguir la reunión.

Otro aspecto importante del lugar de reunión, es la calidad de sonido dentro de la reunión. Soy usuaria de un audífono y sucede a veces que la reunión cuenta con interferencia de ruidos ambientales o externos lo que distraen y dificultan poder seguir la reunión, sobre todo si no cuento con intérprete de lengua de señas y debo depender de lo que lea en los labios de quienes estén hablando. Los audífonos amplifican todos los sonidos que se presentan a la vez, sean de la voz de quien esté hablando o ruidos externos y como persona sorda no me es posible discriminar los sonidos que se presentan haciendo que confunda o me distraiga con facilidad. Además, reunión en un lugar ruidoso no es cómodo para nadie.

Desarrollo de la reunión

Durante la reunión, es importante que se puedan tomar pausas y avisar quien toma la palabra en la reunión. Cuando más de una persona habla a la vez, es imposible dividir mis ojos para ver a las dos personas que están hablando, por lo que es crucial que una persona hable a la vez. Además si se cuenta con intérprete de lengua de señas para la reunión, le permitirá seguir la conversación e interpretar simultáneamente. Otra buena práctica es que la persona que va a hablar haga un gesto o ademán para hablar y una vez que haya captado mi atención hable, esto ayuda a que se respeten los turnos para hablar en la reunión y pueda seguir y saber quien está hablando.

Por otro lado, resulta práctico contar con una hoja (o hojas) con el temario o los temas a tratar y el orden de los mismos, de manera tal que pueda seguir el contexto de la reunión. Esto además ayuda a seguir el hilo de la reunión y no sentirme confundida por los cambios rápidos de tema en la reunión. Si hay un cambio en el orden, o si se agrega un tema, agradezco me lo hagan saber a tiempo para hacer los apuntes en la hoja o agenda de la reunión. Ayuda muchísimo participar sabiendo cuales son los objetivos y los resultados deseados de la reunión. Es un plus si se puede también calcular el tiempo que tomará cada una de los puntos de agenda, así como quien o quiénes conducirán la reunión.

Si en la reunión se va a proyectar una presentación en PowerPoint, o un vídeo se recomienda no apagar todas las luces. Si se apagan las luces, no será posible leer los labios, o visualizar lo que está diciendo la interprete de lengua de señas como me ha pasado en más de una oportunidad. Es importante mantener la iluminación durante la reunión. En segundo lugar, si vas a proyectar un vídeo, es importante que esté subtitulado lo cual permitirá que pueda seguir sus contenidos al igual que los demás. Personalmente no me gusta que un intérprete de lengua de señas esté traduciendo el contenido del vídeo al costado, porque no puedo dividir mis ojos para ver el vídeo y ver al intérprete al mismo tiempo, aunque algunas personas sordas así lo prefieran.

Otra buena práctica durante reuniones, es contar con una persona que realiza apuntes para el grupo, o que vaya resumiendo los temas que se van tratando, los acuerdos o decisiones adoptadas y compartirlo con los participantes de la reunión al finalizar la reunión. Para una persona sorda resulta complicado realizar apuntes durante cualquier reunión, porque al agachar la cabeza y apuntar en una hoja o cuaderno, pierdo información de quien esté hablando.

Cantidad de personas en la reunión

La cantidad de personas en una reunión sí importa. Para mí es una buena práctica informarme antes quienes estarán en la reunión, o cuantas personas aproximadamente participarían. Si es una reunión en la que participamos pocas personas, me resulta más fácil y cómodo seguir la reunión sobre todo si se trata de aportar o discutir algún documento de trabajo. Si es una reunión abierta en la que participarán más de 5 personas, es importante que pueda contar con apoyo de intérpretes de lengua de señas para poder seguir y no perderme información durante la reunión. Informando con antelación a la persona sorda cuantas personas participarían en la reunión de ser posible quienes estarán ayuda a la persona sorda comunicar sus necesidades de comunicación e información. No todas las personas sordas son iguales y cada una tiene sus propias necesidades de acceso a la información y a la comunicación.

Una buena práctica es consultar con la persona sorda que están invitando, cual es su modo de comunicación de preferencia. Algunos manifestarán que pueden leer los labios y expresarse verbalmente durante la reunión, otros pedirán el apoyo de intérpretes de lengua de señas, otros pedirán comunicarse por escrito.

Accesibilidad

Una vez hayas consultado previo a la reunión con la persona o personas sordas que vas a invitar a la reunión, busca garantizar el acceso a la información y comunicación durante la reunión. Contrata intérprete de lengua de señas para la reunión si así lo solicita. Resulta mejor aún si permites que la persona sorda recomiende a un par de intérpretes de señas. Si la persona sorda prefiere otros medios por escrito para acceder a la información de la reunión puedes contratar servicio de subtitulado en tiempo real de modo que la persona podrá seguir la reunión leyendo en una pantalla de una tablet, o laptop lo que se va diciendo en la reunión. Adicionalmente, no olvides que si vas a proyectar uno o más videos een la reunión, asegúrate que estén subtitulados o coordina con quien corresponda para que los subtitulen.

Espero con esto haber alcanzado información que pueda ser de utilidad si vas a convocar a una o más personas sordas a una reunión. Si requieres mayor información o tienes preguntas, no dudes en escribirme que con gusto contestaré.

Este artículo apareció originalmente en el blog de Susana Stiglich, Sordera y Más.